Die Digitalisierung in der Zierpflanzenbranche erfordert nicht nur Technik, sondern vor allem Zusammenarbeit und Unterstützung. OZ-Planten unternahm diesen Schritt zusammen mit dem Softwarelieferanten Adfocom. Dadurch, dass sie Floriday nicht nur nutzen, um Angebote abzuholen, sondern auch, um tatsächlich nach dem Angebot zu bestellen, veränderte sich der Bestellprozess grundlegend. Inzwischen werden 95 % der Bestellungen auf diese Weise bearbeitet, was zu weniger Fehlern und mehr Ruhe im Unternehmen führt.
Wir sprachen mit Michael Houwaart, Betriebsleiter bei OZ-Planten und Martijn Kempen, Berater beim Softwarelieferanten Adfocom über den Ansatz und die Herausforderungen bei der Implementierung von Floriday.
Starke Partner in der Zierpflanzenbranche
OZ-Planten, ein Unternehmen der Dutch Flower Group, besteht seit über 25 Jahren und exportiert Pflanzen hauptsächlich in europäische Länder. Das Unternehmen hat eine starke Präsenz in Südeuropa und Skandinavien und zeichnet sich durch ein engmaschiges Vertriebsnetz und einen persönlichen Ansatz aus. Adfocom ist auf Software für die Zierpflanzenbranche spezialisiert. Für Blumen- und Pflanzenhändler hat Adfocom Greenline entwickelt: eine branchenspezifische Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Für Kunden, die Floriday nutzen, hat Adfocom zu diesem Zweck ein zusätzliches Integrationsmodul entwickelt.
Vom reinen Abrufen des Angebots über Floriday hin zur Bestellung nach dem Angebot
Michael: „Floriday war bei OZ-Planten bereits mit unserem alten ERP-System verknüpft, in dem wir nur das Angebot abgerufen haben.“ Als wir 2024 auf das neue ERP-System Business Central umstellten, war dies der ideale Zeitpunkt, um gemeinsam mit Adfocom Floriday ordnungsgemäß zu implementieren und zu verknüpfen. Also nicht nur das Angebot abrufen, sondern auch dafür sorgen, dass wir nach Angebot bei Floriday bestellten.“
Martijn fährt fort: "Business Central ist ein ERP-Paket, das viele Unternehmen weltweit mit allen Vorteilen, die es mit sich bringt, nutzen. Für dieses Paket haben wir ein Modul entwickelt, das speziell auf die Zierpflanzenbranche ausgerichtet ist: Greenline. „Dieses Modul bietet alles, was Sie zum Handeln brauchen; somit die Verknüpfung mit Floriday, aber beispielsweise auch die Rechnungsstellung und die Unterstützung der Logistik.“
Schrittweiser, projektorientierter Ansatz
Michael: „Für die Integration mit Floriday haben wir zunächst mit blühenden Zimmerpflanzen begonnen, danach kamen Garten- und Zimmerpflanzen an die Reihe. Floriday hat uns sehr gut unterstützt. Sie haben uns als Exporteur mit einer Vorreitergruppe von Gärtnern zusammengebracht. Sobald diese ersten Gärtner am Start waren, haben wir das Projekt ausgeweitet und immer mehr Gärtner mit ins Boot geholt. Da wir dies schrittweise für jeden Lieferanten durchführen konnten, konnten wir auch überprüfen: Hat der Lieferant die richtigen Lieferbedingungen festgelegt?“ Falls nicht, nahmen wir – oder Floriday – Kontakt mit dem Gärtner auf, um dies zu klären. Auf diese Weise konnten wir schrittweise von der alten auf die neue Bestelltechnik umstellen."
Sofort weiter zu den Aufklebern
Martijn: „Trotz einiger Anlaufschwierigkeiten hatten wir den Bestellvorgang technisch gesehen recht schnell im Griff. Wenn man jedoch anfängt, einen Gärtner umzustellen, kommen schnell Zusatzleistungen ins Spiel, wie zum Beispiel Aufkleber.“ Michael: „Wir bestellen entsprechend dem Bedarf unserer Kunden, und unsere Kunden haben auch Wünsche, was Aufkleber angeht.“ Wollen sie einen Topfaufkleber oder einen Verpackungsaufkleber? Und was soll darauf stehen? OZ-Planten bietet hierfür zahlreiche Möglichkeiten, wie beispielsweise ein Kundenlogo, einen Preis, einen Barcode usw. Um dies über Floriday effizienter umsetzen zu können, haben wir von OZ-Planten eine Wegbereiterrolle in einer Vorreitergruppe aus verschiedenen Exporteuren und Gärtnern übernommen. Das Ziel bestand darin, den Etikettierungsprozess für den Tageshandel so effizient wie möglich zu gestalten, also haben wir auch hier unseren Beitrag geleistet. Es hat viel Zeit gekostet, aber jetzt zahlt es sich aus."
Am liebsten alles zentral in einem Paket: Floriday
Michael: „Von OZ aus möchte ich dafür werben, so viel wie möglich in den Floriday-Workflow zu integrieren – dann hat man alles zentral in einem Paket.“ Das macht es auch für einen Gärtner einfacher. Ich weiß von anderen Exporteuren, dass sie die Bestellung über Floriday versenden und dass die Gärtner beispielsweise die Aufkleber über ein anderes externes Portal abrufen müssen. Die Bündelung von Bestellanfrage und Aufkleber in einer Lösung ist für uns der bevorzugte Weg und auch für die Gärtner einfacher.“
Michael fährt fort: „Sobald wir bei Floriday bestellt haben, prüfen wir, ob auch Aufkleber gewünscht werden, und wenn der Lieferant diese anbringen kann, senden wir über Floriday sofort eine PDF-Datei mit den Aufklebern mit. Der Gärtner bringt den Aufkleber dann vor Ort an. Das müssen wir nicht mehr tun und erspart uns viel Aufwand in der Logistik, indem die Arbeit an der Quelle erledigt wird“.
Kollegen und Gärtner für eine andere Arbeitsweise gewinnen
Martijn: „Ich glaube, das Schwierigste bei der Implementierung von Floriday war, die Leute mit ins Boot zu holen und sicherzustellen, dass die Informationen beim Gärtner ankommen. Das hat ziemlich viel Zeit in Anspruch genommen. Es muss doch auf eine andere Art und Weise bestellt werden. Früher hieß es: „Ich schicke meine Bestellung ab und warte ab, ob sie angenommen wird“, und heute bestellt man tatsächlich auf der Grundlage eines Angebots und erhält so schneller Gewissheit und eine Bestätigung."
Michael fügt hinzu: „Was in der Branche tatsächlich passierte, war, dass man bei einer Angebotszeile mit der Produktfarbe ‚Rot‘ einen internen Vermerk einfügte: ‚Bitte in Blau liefern‘.“ Das ist natürlich so, als ob man bei bol.com rote Stifte bestellt und im Kommentarfeld angibt, dass man lieber blaue Stifte hätte. Man kann es sich vielleicht gar nicht mehr vorstellen, aber genau das ist in der Praxis passiert.“ Das bedeutete auch, auf Fehlermeldungen zu stoßen und dass im Nachhinein alles wieder in Ordnung gebracht werden musste. An diese andere Art der Bestellung müssen sich die Menschen natürlich erst einmal gewöhnen, aber letztlich bringt sie eine große Effizienzsteigerung mit sich.“
Mit dem heutigen Wissen: sich doch mehr Zeit nehmen
Michael: „Trotz des positiven Ergebnisses würde ich im Nachhinein zwei große Veränderungen doch nicht so kurz nacheinander vornehmen.“ Fünf Monate nach der ERP-Einführung haben wir bereits mit der Einführung von Floriday begonnen, was für das Unternehmen eine ziemliche Herausforderung darstellte. Außerdem haben wir zunächst mit einer Einkaufsgruppe begonnen. Heute würde ich mich jedoch dafür entscheiden, das Projekt direkt in allen Einkaufsgruppen einzuführen. Ganz einfach, weil sich dann mehrere Personen darum kümmern, anstatt den Druck auf den Schultern einer einzigen Person lasten zu lassen. „Dann lassen sich die Arbeitslast und das Fachwissen innerhalb des Unternehmens viel besser verteilen.“
