Digitalisering in de sierteelt vraagt niet alleen om techniek, maar vooral om samenwerking en draagvlak. OZ‑Planten maakte die stap samen met softwareleverancier Adfocom. Door Floriday niet alleen te gebruiken om aanbod op te halen, maar daadwerkelijk te bestellen op aanbod, veranderde het bestelproces fundamenteel. Inmiddels verloopt 95% van de orders op deze manier, met minder fouten en meer rust in de organisatie.
We spraken met Michael Houwaart, manager operations bij OZ-Planten en Martijn Kempen, consultant bij softwareleverancier Adfocom over de aanpak en de uitdagingen van de implementatie van Floriday.
Sterke partners in de sierteelt
OZ-Planten, onderdeel van de Dutch Flower Group, bestaat ruim 25 jaar en exporteert planten naar voornamelijk Europese landen. Het bedrijf is sterk vertegenwoordigd in Zuid-Europa en Scandinavië en onderscheidt zich door fijnmazige handel en een persoonlijke aanpak. Adfocom is gespecialiseerd in software voor de sierteelt. Voor bloemen- en plantenhandelaren ontwikkelde Adfocom Greenline: een sectorspecifieke oplossing op basis van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Voor klanten die gebruikmaken van Floriday ontwikkelde Adfocom hiervoor een aanvullende integratiemodule.
Van alleen aanbod ophalen via Floriday naar bestellen op aanbod
Michael: “Floriday was binnen OZ-Planten al gekoppeld met ons oude ERP-systeem, waarbij we alleen aanbod ophaalde. Toen we in 2024 overstapten naar het nieuwe ERP-systeem Business Central, was dit een logisch moment om samen met Adfocom, Floriday goed te implementeren en te koppelen. Dus niet alleen het aanbod ophalen maar er ook voor zorgen dat we op aanbod in Floriday gingen bestellen.” Martijn vervolgt: “Business Central is een ERP-pakket dat wereldwijd veel bedrijven gebruiken met alle voordelen die daarbij horen. Voor dit pakket hebben wij een module ontwikkeld wat speciaal gericht is op de sierteelt: Greenline. Dit biedt alles wat je nodig hebt om te kunnen handelen; dus de koppeling met Floriday, maar ook bijvoorbeeld facturatie en ondersteuning van de logistiek."
Gefaseerde projectmatige aanpak
Michael: “Voor de integratie met Floriday zijn we eerst gestart met bloeiende kamerplanten, daarna kwamen tuin- en kamerplanten aan bod. Vanuit Floriday is goede ondersteuning geweest. Ze hebben ons als exporteur met een kopgroep kwekers bij elkaar gebracht. Toen deze eerste kwekers op de rit waren, zijn we gaan opschalen en hebben we steeds meer kwekers aangesloten. Omdat we dit gefaseerd per leverancier konden doen, konden we ook checken: heeft de leverancier de goede levervoorwaarden ingesteld?’ Zo niet, dan gingen wij - of Floriday - contact zoeken met de kweker om dit te regelen. Op deze manier konden we in fases de overstap maken van de oude naar de nieuwe bestel-techniek."
Meteen doorgepakt naar stickers
Martijn: “Ondanks wat opstartproblemen hadden we het bestellen technisch redelijk snel getackeld. Als je echter een kweker gaat omzetten, komen al snel aanvullende diensten ter sprake zoals bijvoorbeeld stickers.” Michael: “Wij bestellen op basis van de behoefte van onze klant, en onze klanten hebben ook wensen qua stickers. Dus willen ze een potsticker of een fuststicker? En wat moet er opstaan? OZ-planten biedt hiervoor allemaal mogelijkheden zoals een logo van de klant, een prijs, een barcode etc. Om daar op een efficiëntere manier via Floriday invulling aan te kunnen geven hebben we vanuit OZ-Planten een voortrekkersrol gehad in een kopgroep met verschillende exporteurs en kwekers. Het doel was om het sticker-proces voor de daghandel zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, dus daar hebben we ook onze input gegeven. Er is flink wat tijd in gaan zitten maar dit werpt nu ook zijn vruchten af.”
Liefst alles centraal in één pakket: Floriday
Michael: “Vanuit OZ wil ik promoten dat zoveel mogelijk in de stroom van Floriday meegaat, dan heb je alles centraal in één pakket. Dat maakt het ook voor een kweker gemakkelijker. Ik weet van andere exporteurs dat ze de order via Floriday sturen en dat de kwekers uit een ander extern portaal bijvoorbeeld de stickers moeten ophalen. Als je de order en de stickers gebundeld hebt in één oplossing is voor ons de gewenste route en is ook gemakkelijker voor kwekers.” Michael vervolgt: “Op het moment dat wij besteld hebben bij Floriday kijken we of er ook stickers gewenst zijn en als de leverancier kan stickeren, sturen we via Floriday meteen een pdf met stickers mee. De kweker brengt op locatie vervolgens de sticker aan. Dat hoeven wij niet meer te doen en bespaart ons veel werk in de logistiek door het werk neer te leggen bij de bron”.
Collega’s en kwekers meekrijgen naar andere werkwijze
Martijn: “Ik denk dat het moeilijkste van de implementatie met Floriday was om mensen mee te krijgen en dat informatie bij de kweker goed staat. Daar is nog best wel veel tijd in gaan zitten. Je moet toch op een andere manier gaan bestellen. Vroeger was het “ik stuur mijn order en ik zie wel of het geaccepteerd wordt” en nu is het daadwerkelijk bestellen op aanbod en daarmee sneller zekerheid en bevestiging.”
Michael vult aan: ”wat in de branche wel gebeurde, is dat je er op een aanbodregel met de productkleur ‘rood’ een interne opmerking werd gezet “graag blauwe leveren”. Dat is natuurlijk hetzelfde dat je bij bol.com rode pennen bestelt, en in de opmerking zet dat je liever blauwe pennen hebt. Je kunt het je misschien niet meer voorstellen, maar dat is wel wat er in de praktijk gebeurde”. Dat betekende ook dat je tegen foutmeldingen aan liep en dat er achteraf allemaal dingen hersteld moesten worden. Deze andere manier van bestellen is voor mensen natuurlijk wennen, maar levert uiteindelijk veel efficiëntie op.”
Met de kennis van nu: toch meer tijd nemen
Michael: “Ondanks het positieve resultaat zou ik achteraf twee grote veranderingen toch niet zo snel na elkaar doen. Vijf maanden na de ERP implementatie zijn wij al Floriday gaan uitrollen en dat heeft best wel wat gevraagd van de organisatie. Ook zijn we eerst met één inkoopgroep gestart, nu zou ik ervoor kiezen om toch meteen in alle inkoopgroepen uit te rollen. Gewoon omdat er dan meerdere mensen mee bezig zijn in plaats van de druk op een enkel persoon te leggen. Dan kan je de last en de kennis in de organisatie veel beter verdelen.”
