Artikel 1 – Toepasselijkheid
1. Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van AI-functionaliteiten binnen Floriday, waaronder huidige en toekomstige AI Agents die door Floriday aan gebruikers beschikbaar worden gesteld.
2. Deze voorwaarden gelden aanvullend op de Algemene Voorwaarden Floriday, de Privacyverklaring Floriday en overige toepasselijke platformvoorwaarden. Bij strijdigheid gaan specifieke bepalingen over het gebruik van Floriday AI Agents voor op algemene bepalingen, voor zover zij uitsluitend het gebruik van de AI Agents betreffen.
3. Door een AI Agent te activeren of te gebruiken, bevestigt de gebruiker dat hij deze voorwaarden heeft gelezen en aanvaardt.
Artikel 2 – Beschrijving van AI Agents
1. AI Agents binnen Floriday zijn digitale ondersteuningsfunctionaliteiten die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie. Zij kunnen gebruikers onder meer helpen bij het analyseren van beschikbare gegevens, het beantwoorden van vragen, het structureren van informatie, het voorbereiden van concepten, het invullen of voorstellen van gegevensvelden, het signaleren van aandachtspunten of het voorbereiden van platformhandelingen.
2. AI Agents zijn bedoeld als hulpmiddel voor de gebruiker. Zij vervangen niet de eigen beoordeling, controle, bevoegdheid of besluitvorming van de gebruiker.
3. Een AI Agent neemt geen zelfstandig bindende beslissingen, verricht geen zelfstandige rechtshandelingen en voert geen platformhandeling met rechtsgevolg uit zonder voorafgaande controle en accordering door de gebruiker.
4. Floriday kan de werking, functionaliteiten, gebruikte modellen, modelversies, prompts, guardrails, datakoppelingen, autorisaties en beperkingen van AI Agents aanpassen, onder meer vanwege veiligheid, kwaliteit, compliance, technische beschikbaarheid, doorontwikkeling of wijzigende wet- en regelgeving.
Artikel 3 – AI-karakter en beperkingen van output
1. AI Agents maken gebruik van kunstmatige intelligentie. De output kan onjuist, onvolledig, verouderd, niet passend of anderszins foutief zijn.
2. De output van een AI Agent is bedoeld als ondersteuning van de gebruiker en vervangt niet de eigen beoordeling, controle en besluitvorming van de gebruiker.
3. De gebruiker moet AI-output controleren voordat hij daarop vertrouwt of deze gebruikt voor commerciële, operationele, juridische, financiële of administratieve doeleinden.
4. Wanneer een AI Agent gegevens, concepten, transacties, wijzigingen of andere handelingen voorbereidt, moet de gebruiker alle relevante gegevens controleren voordat hij deze accordeert of gebruikt. Dit omvat, afhankelijk van de functionaliteit, onder meer wederpartij, product, prijs, aantallen, leverdatum, beschikbaar aanbod, voorwaarden, bedragen, adressen, documenten, dataselecties en overige relevante gegevens.
5. De gebruiker mag AI-output niet gebruiken wanneer hij redelijkerwijs kan vermoeden dat deze onjuist, onvolledig, onbevoegd, misleidend, ongepast of anderszins ongeschikt is.
Artikel 4 – Verantwoordelijkheid van de gebruiker
1. De gebruiker is verantwoordelijk voor de vragen, prompts, bestanden, berichten, gegevens en overige input die hij aan een AI Agent verstrekt of via een AI Agent laat verwerken.
2. De gebruiker is verantwoordelijk voor iedere handeling die hij na gebruik van een AI Agent zelf verricht, waaronder het wijzigen, accorderen, bevestigen, indienen, starten of gebruiken van door een AI Agent voorbereide gegevens, concepten of platformhandelingen.
3. Een order, wijziging, akkoord, bevestiging of andere transactie komt pas tot stand op het moment en onder de voorwaarden zoals bepaald in de toepasselijke Floriday-platformvoorwaarden. Een door een AI Agent voorbereid voorstel, concept, ingevuld veld of voorbereid proces heeft op zichzelf geen bindend effect, tenzij en totdat de gebruiker de daarvoor vereiste handeling zelf verricht.
4. De gebruiker moet zorgen dat alleen daartoe bevoegde personen binnen zijn organisatie gebruikmaken van AI Agents en dat interne mandaten, procuratieregels, limieten, autorisaties en eventuele vierogenprincipes worden nageleefd.
5. De gebruiker mag AI Agents niet gebruiken voor onrechtmatige, misleidende, frauduleuze, discriminerende, schadelijke, ongeautoriseerde of anderszins ongeoorloofde doeleinden.
Artikel 5 – Toegestane input en gebruiksbeperkingen
1. De gebruiker mag alleen informatie invoeren, uploaden of laten verwerken waarvoor hij bevoegd is deze binnen Floriday te gebruiken.
2. De gebruiker mag geen informatie invoeren die niet relevant is voor het gebruik van de betreffende AI Agent of waarvan verwerking binnen Floriday niet is toegestaan.
3. De gebruiker mag geen prompts, bestanden, instructies of technische middelen gebruiken die zijn bedoeld om beveiligingsmaatregelen, autorisaties, guardrails, modelbeperkingen, logging, monitoring of andere controles te omzeilen.
4. De gebruiker mag AI Agents niet gebruiken om toegang te krijgen tot gegevens van andere gebruikers of om output te genereren die buiten zijn eigen autorisaties, toegangsrechten of toegestane gebruiksdoelen valt.
5. Indien sprake is van vermoedelijk misbruik, beveiligingsrisico’s, ongebruikelijke patronen, overtreding van deze voorwaarden of strijd met toepasselijke wet- en regelgeving, kan Floriday de in artikel 8.2 genoemde maatregelen treffen.[KZ1]
Artikel 6 – Data, privacy en vertrouwelijkheid
1. AI Agents verwerken gegevens voor zover noodzakelijk voor de werking van de betreffende AI Agent binnen Floriday.
2. Een AI Agent gebruikt alleen gegevens waartoe de gebruiker binnen Floriday toegang heeft of die de gebruiker zelf voor verwerking aanbiedt, tenzij Floriday voor een specifieke AI Agent duidelijk anders vermeldt.
3. Floriday treft passende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat output of gegevens van de ene gebruiker beschikbaar komen voor een andere gebruiker.
4. Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, vindt die verwerking plaats overeenkomstig de Privacyverklaring Floriday en de toepasselijke afspraken tussen Floriday en de gebruiker.
5. Gebruikersdata worden niet gebruikt om onderliggende AI- of LLM-modellen van modelproviders te trainen, tenzij Floriday dit vooraf uitdrukkelijk anders meedeelt en daarvoor een geldige grondslag en contractuele basis bestaat.
6. De gebruiker moet voorkomen dat hij onnodige, bovenmatige of niet-toegestane persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of gegevens van derden invoert of uploadt.
Artikel 7 – Monitoring, logging en kwaliteitsverbetering
1. Floriday kan het gebruik van AI Agents monitoren en loggen voor beveiliging, foutopsporing, kwaliteitscontrole, misbruikpreventie, incidentonderzoek, compliance en verbetering van de dienstverlening.
2. Logging kan onder meer betrekking hebben op gebruikte AI Agent, model, modelversie, technische calls, toolgebruik, tijdstip, foutmeldingen, acties, autorisaties, relevante systeemoutput en door de gebruiker geaccordeerde handelingen.
3. Floriday gebruikt monitoring en logging om fouten, incidenten, ongebruikelijke patronen, beveiligingsrisico’s en mogelijke misbruikscenario’s te onderzoeken.
4. Gebruikers kunnen vermoedelijke fouten, onjuiste output, incidenten of ongewenst gedrag van een AI Agent melden via de gebruikelijke supportkanalen van Floriday.
Artikel 8 – Beschikbaarheid, wijzigingen en opschorting
1. Floriday streeft naar een zorgvuldige werking van AI Agents, maar garandeert niet dat AI Agents altijd beschikbaar, foutloos of geschikt zijn voor ieder specifiek doel van de gebruiker. Floriday is, voor zover toegestaan op grond van dwingend recht, niet aansprakelijk voor schade, verlies, kosten of aanspraken die voortvloeien uit of verband houden met door een AI Agent voorbereide output, orders, wijzigingen, bevestigingen of andere platformhandelingen die door de gebruiker zijn gecontroleerd, geaccordeerd, bevestigd of gebruikt, waaronder onjuiste of onvolledige order-, prijs-, aantal-, product-, leverings-, beschikbaarheids- of wederpartijgegevens, ook indien deze na accordering geautomatiseerd in Floriday zijn verwerkt. Voor zover Floriday ondanks het voorgaande aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt overeenkomstig de Algemene Voorwaarden Floriday en overige toepasselijke platformvoorwaarden. De gebruiker vrijwaart Floriday voor aanspraken van derden die voortvloeien uit door de gebruiker via een AI Agent geaccordeerde of bevestigde handelingen, voor zover deze het gevolg zijn van onjuiste input, onvoldoende controle of onbevoegd gebruik door of namens de gebruiker.
2. Floriday kan AI Agents, input, output of gebruik (tijdelijk) beperken, blokkeren, opschorten of uitschakelen vanwege onderhoud, beveiliging, incidenten, wettelijke verplichtingen, compliancevereisten, misbruikrisico’s of technische problemen of omstandigheden genoemd in artikel 5.5.
3. Floriday kan modelversies, prompts, guardrails, datakoppelingen, autorisaties en functionaliteiten wijzigen wanneer dit nodig of wenselijk is voor kwaliteit, veiligheid, compliance of doorontwikkeling.
Artikel 9 – Melding van fouten en incidenten
1. De gebruiker moet vermoedelijke fouten, onjuiste gegevens, datalekken, ongeoorloofde toegang, misbruik, beveiligingsincidenten of andere onregelmatigheden rond het gebruik van AI Agents zo spoedig mogelijk melden via Floriday Support.
2. De gebruiker moet door een AI Agent gegenereerde of voorgestelde gegevens, concepten of handelingen niet accorderen of gebruiken indien hij vermoedt dat deze onjuist, onvolledig, onbevoegd, frauduleus of anderszins ongeschikt zijn.
3. Floriday kan aanvullende informatie opvragen voor onderzoek naar een melding of incident.
Artikel 10 – AI Act en gebruikersinformatie
1. Floriday informeert gebruikers op passende wijze dat zij gebruikmaken van AI-functionaliteit en dat output AI-gegenereerd kan zijn.
2. Floriday geeft per AI Agent informatie over het doel, de kernfunctionaliteit, de belangrijkste beperkingen, de rol van menselijke controle, relevante datacategorieën en de wijze waarop fouten of incidenten kunnen worden gemeld.
3. De gebruiker erkent dat hij AI-output moet controleren en dat AI Agents bedoeld zijn als ondersteunende functionaliteit binnen Floriday.
4. Indien voor een specifieke AI Agent aanvullende informatie, instructies of gebruiksbeperkingen nodig zijn, kan Floriday deze opnemen in de interface, documentatie, release notes, helpcenterinformatie of aanvullende voorwaarden.
